La transformación digital de la facturación en España avanza a toda velocidad. Después de la introducción del SII (Suministro Inmediato de Información) y la factura electrónica obligatoria en operaciones con el sector público, el siguiente gran paso se llama Verifactu.
Este sistema, regulado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), entra en vigor este 2025 y obliga a autónomos y pymes a usar programas de facturación homologados que garanticen la integridad y trazabilidad de sus operaciones.
No se trata sólo de un cambio técnico: Verifactu va a modificar la manera en que pequeños negocios y trabajadores por cuenta propia gestionan su día a día. Por eso es clave entender qué implica, qué plazos hay que cumplir y cómo prepararse para evitar sanciones y, de paso, aprovechar las ventajas que puede aportar.
Qué es Verifactu y qué lo diferencia de otros sistemas
Verifactu es un sistema de control de la facturación que obliga a que cada factura emitida genere un registro electrónico de alta, firmado digitalmente y con identificador único. Esto garantiza que la factura no pueda manipularse después sin dejar huella. El sistema incluye dos modalidades:
- Verifactu propiamente dicho, que envía automáticamente los registros de facturación a la AEAT casi en tiempo real.
- Modalidad no Verifactu, en la que el software conserva los registros de forma interna, aunque siempre accesibles para Hacienda en caso de inspección.
Lo novedoso respecto a los sistemas anteriores es la obligatoriedad de:
- Código QR en todas las facturas, de manera que cualquiera puede verificar su validez.
- Encadenamiento criptográfico (hash) que asegura la trazabilidad de todos los registros.
- Registro de todos los eventos: emisión, anulación, rectificación, etc.
En resumen: cada factura deja un rastro imposible de borrar, lo que supone el fin de la facturación opaca.
Fechas clave de aplicación
La normativa no entrará de golpe, sino de forma escalonada:
- 29 de julio de 2025: los programas de facturación que se comercialicen deberán incorporar ya todas las funcionalidades exigidas por Verifactu.
- 1 de enero de 2026: obligación para las sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades.
- 1 de julio de 2026: los autónomos y resto de contribuyentes deberán estar adaptados.
Aunque pueda parecer lejano, conviene recordar que actualizar procesos, formar al personal y migrar sistemas lleva tiempo. Para quienes aún trabajan con hojas de cálculo o facturas manuales, el salto será considerable.
Quiénes están afectados
- Autónomos: incluso aquellos con actividad reducida deberán emitir facturas mediante software homologado son facturan a clientes particulares y empresas.
- Pymes: cualquiera que gestione ventas o servicios con facturación periódica.
- Negocios tradicionales: bares, restaurantes, talleres, comercios o despachos que hasta ahora se apañaban con métodos manuales, deberán digitalizarse.
Solo quedan fuera, de momento, los territorios forales (País Vasco y Navarra) que mantienen sistemas propios.
Requisitos técnicos y obligaciones
El software usado deberá:
- Estar homologado por la AEAT, que publicará un listado oficial.
- Generar registros inalterables y legibles durante al menos el plazo legal de conservación.
- Incluir código QR y una leyenda específica que informe al cliente de que la factura cumple con Verifactu.
- Emitir registros de rectificación en lugar de modificar facturas antiguas.
Además, Hacienda podrá acceder en cualquier momento a los registros para comprobar que no hay manipulaciones.
Impacto en autónomos y pymes
La aplicación de Verifactu supone un cambio en varios frentes:
- Operativo:
Los negocios deberán revisar su flujo de facturación. Ya no bastará con “corregir un error” borrando o editando una factura: habrá que emitir una rectificativa. Esto exige más cuidado en la primera emisión.
- Económico:
Aunque habrá un coste inicial de adaptación, nuevos programas, formación, ajustes, a medio plazo se reducirá el riesgo de sanciones y se ganará en organización.
- Organización:
Con registros más claros, será más fácil controlar los ingresos, gastos y márgenes. La tesorería ganará en fiabilidad y se reducirá el tiempo dedicado a conciliaciones o a preparar documentación para inspecciones.
- Relación con clientes:
Las facturas llevarán código QR verificable, lo que aporta confianza y transparencia. También facilitará la trazabilidad en operaciones B2B.
Ventajas de Verifactu más allá del cumplimiento
Aunque muchos lo vean solo como una obligación, Verifactu trae oportunidades:
- Mejor control financiero: cada factura queda registrada con exactitud, lo que facilita el análisis de ingresos.
- Menor riesgo fiscal: al estar alineado con la AEAT, el margen de error se reduce.
- Automatización de procesos: se eliminan tareas manuales y se gana tiempo para actividades productivas.
- Profesionalización: ayuda a que incluso negocios pequeños trabajen con estándares más altos.
Desafíos y resistencias
No todo será sencillo. Habrá resistencia especialmente en:
- Negocios muy pequeños que no usaban software.
- Sectores tradicionales donde la digitalización avanza lentamente.
- Autónomos con bajo volumen de facturación, que verán el cambio como un gasto más.
También se teme que la AEAT use Verifactu para aumentar la presión recaudatoria, ya que tendrá acceso inmediato a los datos de facturación.
Cómo prepararse: pasos prácticos
- Revisar el software actual: confirmar con el proveedor si estará homologado.
- Formar al personal: incluso en pequeños negocios, quien emite facturas debe entender cómo funciona Verifactu.
- Hacer pruebas piloto: emitir facturas de prueba con QR y registros de rectificación.
- Organizar la contabilidad: revisar procesos internos para adaptarlos a los nuevos requisitos.
- Seguir la normativa: estar atentos a órdenes ministeriales y actualizaciones que concreten detalles técnicos.
Prepararse con antelación puede marcar la diferencia entre un cambio tranquilo y un caos a última hora.
Mirando hacia el futuro
Verifactu no es una moda pasajera: forma parte de la estrategia global de digitalización fiscal en Europa, donde varios países ya aplican sistemas similares. En España, su implantación supondrá un salto hacia una economía más transparente, pero también exigirá esfuerzo de adaptación, sobre todo para autónomos y pymes.
Si se aborda con visión estratégica, la normativa puede convertirse en un aliado: no sólo para cumplir con Hacienda, sino para gestionar mejor el negocio, controlar flujos financieros y ganar eficiencia. En definitiva, 2025 será un año de transición. Quienes se adelanten, tendrán la ventaja de estar preparados antes de que Verifactu sea obligatorio.