VeriFactu es el nuevo sistema de facturación promovido por la Agencia Tributaria para garantizar que las facturas se registran de forma íntegra, trazable e inalterable, evitando el uso de software de doble uso y el fraude en origen.
No tomarse en serio esta obligación puede salir muy caro: el régimen sancionador previsto en la Ley General Tributaria y desarrollado por el Reglamento de VeriFactu contempla multas que pueden llegar hasta los 50.000 € por ejercicio para usuarios y hasta 150.000 € para fabricantes de software.
1. ¿Qué se considera incumplimiento de VeriFactu?
- Usar un programa de facturación que no cumple los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu (integridad, trazabilidad, conservación y legibilidad de los registros).
- Seguir utilizando software de doble uso o que permite borrar, modificar o reconstruir facturas sin dejar rastro.
- No generar el código QR y el identificador único de factura cuando sea obligatorio.
- No conservar los registros de facturación durante el plazo legal establecido.
- Publicitar o vender un programa como compatible con VeriFactu sin contar con la declaración responsable y la certificación correspondiente.
En términos legales, estos incumplimientos se enmarcan en el artículo 29.2.j y el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, así como en el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla el Reglamento de VeriFactu.
2. Tipos de sanciones y cuantías
El régimen sancionador de VeriFactu distingue entre las sanciones al usuario del software (autónomos, pymes y empresas) y las sanciones al fabricante o proveedor del programa de facturación.
2.1. Sanciones para usuarios (autónomos, pymes y empresas)
La infracción más conocida es el uso de un software de facturación que no cumple con los requisitos técnicos de VeriFactu. En estos casos, la sanción puede alcanzar los 50.000 € fijos por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado un sistema no conforme, con independencia del volumen de facturación o del número de facturas emitidas.
- Uso de software que permite la manipulación o eliminación de registros de facturación.
- No emisión de facturas con el formato exigido o sin los campos obligatorios (por ejemplo, sin código QR cuando proceda).
- No conservar los registros de facturas emitidas durante el periodo legal de conservación.
- Emitir facturas fuera del sistema de facturación exigido por la normativa.
Además de la sanción económica, la AEAT puede considerar inválidas las facturas emitidas con sistemas no conformes, lo que puede implicar la imposibilidad de deducir el IVA y la necesidad de rehacer parte de la contabilidad.
2.2. Sanciones para fabricantes y proveedores de software
Los desarrolladores y proveedores de programas de facturación también se enfrentan a un régimen sancionador específico si comercializan soluciones que no cumplen con VeriFactu. La sanción más grave es la multa de hasta 150.000 € por cada ejercicio fiscal en el que se hayan vendido licencias de un software no certificado.
- Vender, distribuir o implantar software de doble uso o que no cumple los requisitos del Reglamento VeriFactu.
- No emitir la declaración responsable que acredite el cumplimiento normativo del software.
- Publicitar un programa como compatible con VeriFactu sin estarlo realmente.
En estos casos, además de la multa, el fabricante puede verse obligado a indemnizar a los clientes por las sanciones que estos hayan recibido como consecuencia del uso del software no conforme.
3. Otros riesgos más allá de las multas
- Mayor probabilidad de inspecciones y comprobaciones tributarias posteriores.
- Bloqueo operativo si la AEAT cuestiona la validez de las facturas emitidas y obliga a rehacer procesos.
- Impacto reputacional frente a clientes, bancos y proveedores al detectar que se utilizaba software no conforme.
- Pérdida de ayudas o subvenciones ligadas al cumplimiento de requisitos de digitalización y control tributario.
4. Cómo evitar sanciones por VeriFactu
4.1. Elige un software de facturación certificado
El primer paso para evitar sanciones es trabajar siempre con un programa de facturación que cumpla el Reglamento VeriFactu. Antes de contratar o seguir utilizando una solución, verifica que el fabricante ha emitido la declaración responsable y que el software incorpora todas las medidas de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad exigidas.
En el caso de VeriCloud, su software de facturación está diseñado específicamente para cumplir con VeriFactu y con la Ley Antifraude, enviando la información de las facturas a la AEAT de forma segura y conforme a la normativa.
Puedes ampliar información sobre cómo funciona el programa VeriFactu de VeriCloud en la página Programa VeriFactu. Facturación Sistema AEAT.
4.2. Define un protocolo interno de facturación
- Establecer quién puede emitir facturas y desde qué aplicaciones o dispositivos.
- Evitar hojas de cálculo o plantillas offline como método habitual de facturación.
- Revisar periódicamente que todas las facturas se envían correctamente y sin retrasos.
- Formar al equipo administrativo y de facturación en los nuevos requisitos de VeriFactu.
4.3. Coordínate con tu asesoría
Tu asesor fiscal o contable es un aliado clave para asegurar el cumplimiento. Es importante que conozca qué software utilizas, cómo se generan y se envían las facturas y qué automatismos están configurados. De esta forma, podréis detectar posibles riesgos antes de que se conviertan en sanciones.
Plantéate revisar con tu asesoría el texto del Reglamento VeriFactu y la normativa de la Ley Antifraude para ver cómo afecta a tu caso concreto.
5. Qué hacer si ya estás incumpliendo
Si sospechas que tu software de facturación no cumple con VeriFactu o que has emitido facturas fuera del sistema exigido, lo más prudente es actuar cuanto antes para minimizar riesgos.
- Dejar de utilizar de inmediato cualquier programa de doble uso o que no esté certificado.
- Migrar tu facturación a un software compatible con VeriFactu y regularizar la situación con tu asesor.
- Conservar toda la documentación y registros que acrediten tu voluntad de cumplir (contratos, comunicaciones con el proveedor, etc.).
- Valorar, junto con tu asesor, la conveniencia de una regularización voluntaria antes de una posible inspección.
Actuar de forma proactiva, elegir un software certificado y contar con el apoyo de tu asesoría son las mejores garantías para trabajar con tranquilidad y evitar sanciones por incumplimiento de VeriFactu.
6. Enlaces de interés y fuentes oficiales
Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley Antifraude)
Ley General Tributaria – artículos 29.2.j y 201 bis
Real Decreto 1007/2023 – Reglamento Veri*Factu
Información general sobre VeriFactu en la Agencia Tributaria (AEAT)