VeriFactu es el nuevo sistema de registro de facturación verificable que la Agencia Tributaria ha puesto en marcha para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos en España. Su entrada en vigor supone un cambio de fondo en la forma de facturar: ya no basta con emitir facturas correctas, sino que el sistema debe generar registros inmutables, con huella digital, código QR y, opcionalmente, envío automático a la AEAT.
Para muchos autónomos y pequeñas empresas, el mayor riesgo no es el desconocimiento de la norma, sino llegar al momento de la obligación sin haber revisado los puntos críticos que afectan directamente a su operativa diaria. Este checklist está pensado para evitar eso.
Qué implica VeriFactu en la práctica
Antes de revisar la lista, conviene tener claro qué cambia realmente. VeriFactu no es un nuevo modelo de factura, sino un nuevo estándar para el software que la genera. A partir de su entrada en vigor, cualquier programa de facturación utilizado por empresas y autónomos debe cumplir unos requisitos técnicos específicos: registros encadenados, inviolables, con identificador único y código QR legible en cada documento.
Esto afecta tanto a quienes utilizan software de escritorio como a quienes facturan desde herramientas online, hojas de cálculo o incluso Word y Excel. En este último caso, la adaptación es especialmente urgente, ya que esas herramientas no cumplen los requisitos de VeriFactu por defecto.
Para entender el alcance técnico y legal del sistema, la sede electrónica de la AEAT ofrece información oficial sobre los sistemas informáticos de facturación y sus requisitos.
A quién afecta y desde cuándo
VeriFactu afecta a todas las empresas y autónomos que estén obligados a llevar facturación conforme a la normativa española del IRPF o IS, con algunas excepciones. Los plazos definitivos de entrada en vigor están regulados por el Real Decreto 1007/2023 y su desarrollo reglamentario, por lo que conviene verificar la fecha concreta según el tipo de contribuyente.
Una explicación clara de los plazos y obligaciones según perfil está disponible en la guía de VeriFactu de la AEAT.
Checklist completo antes de la entrada en vigor
Sobre tu software de facturación actual
- ¿Tu programa de facturación actual es compatible con VeriFactu o tiene prevista una actualización homologada?
- ¿El proveedor del software te ha comunicado cuándo estará lista la adaptación y en qué condiciones?
- Si facturas desde Word, Excel o un PDF manual, ¿has valorado ya una alternativa homologada?
- ¿Tienes claro si necesitas un sistema con envío automático a la AEAT o solo con generación de registros verificables?
Sobre tu sistema de integración
- Si usas un ERP o software propio, ¿has revisado si dispone de API compatible con VeriFactu?
- ¿Has evaluado la opción de conectar tu sistema actual a una capa de integración especializada como Vericloud, que permite enviar registros sin cambiar tu software?
- ¿Has probado ya la importación de facturas vía CSV como alternativa temporal o definitiva?
Sobre la operativa diaria
- ¿Tu equipo administrativo conoce los cambios que implica VeriFactu en el flujo de emisión de facturas?
- ¿Sabes cómo se gestionarán las facturas rectificativas bajo el nuevo sistema?
- ¿Tienes claro que VeriFactu impide la eliminación o modificación de facturas ya registradas, y que las correcciones se hacen mediante rectificativas?
Sobre cumplimiento y trazabilidad
- ¿Has revisado que tu NIF y datos fiscales están correctamente configurados en el software que vas a usar?
- ¿Tienes un proceso definido para conservar el histórico de registros enviados?
- ¿Sabes qué información debe aparecer en el código QR de cada factura para que sea válido?
Sobre protección de datos
- ¿El software o plataforma que uses cumple con el RGPD y la LOPDGDD en el tratamiento de los datos de tus clientes y facturas?
- ¿Tienes claro quién gestiona y almacena los registros de facturación y en qué condiciones?
Qué hacer si detectas lagunas en el checklist
Si al revisar estos puntos identificas que tu software actual no está adaptado, que facturas desde herramientas no homologadas o que tu equipo aún no tiene claro cómo cambia el proceso, el primer paso es evaluar una solución específica para VeriFactu.
En Vericloud puedes consultar cómo funciona la plataforma, qué opciones de integración ofrece (API, CSV, importación directa) y cómo se adapta tanto a autónomos con facturación sencilla como a empresas con sistemas ya consolidados. La ventaja principal es que no es necesario cambiar el programa que ya usas: Vericloud actúa como capa de cumplimiento sobre tu operativa actual.